इमेल लेख्दा यी कुरामा ध्यान पुर्याउनुहोस्

- अजय शर्मा

विद्युतीय चिठी अथात् इमेल आधुनिक युगको एक अपरिहार्य सूचना प्रवाहको सशक्त माध्यम बनेको छ ।  पठाएको केही क्षणमै विश्वको जुनसुकै स्थानमा पठाउन सकिने यो प्रविधि आधुनिक जीवन शैलीको एक अभिन्न अङ्ग जस्तै बनेको छ ।  चिठीको तुलनामा इमेललाई बढी व्यक्तिगत र अनौैपचारिक प्रयोजनका लागि पठाउने गरिन्छ ।  व्यक्तिगत वा अनौपचारिक कार्यका लागि पठाउँदा जस्तोसुकै भाषा वा शैलीमा इमेल पठाउँदा फरक नपर्ला तर औपचारिक प्रयोजनका लागि इमेलको पठाउँदा इमेलमा लेखिने भाषा तथा शैलीप्रति निकै सजग हुनुपर्छ । 
यहाँ हामी औपचारिक इमेल पठाउँदा केकस्ता कुरामा ध्यान पुर्याउनुपर्छ, त्यसबारे चर्चा गर्ने छौँ–
१. अर्थपूर्ण विषय लेख्नुहोस्ः
इमले पठाउनुअघि तपाईंले इमलेको विषय
(Subject) के लेख्नुभएको छ, एक पटक हेर्नुहोस् ।  सधैं विषय लेख्दा स्पष्ट बुझिने र इमेलको पूर्ण जानकारी दिने गरी विषय उल्लेख गर्नुहोस् ।  कहिले पनि इमेल लेख्दा विषय खाली नछाड्नुहोस् ।  इमेल पढाउँदा 'Important! Read Immediately!!', 'Quick question.' जस्ता विषय कहिल्यै नराख्नुहोस्, यस्ता शब्दले इमेलप्रति नकारात्मक असर पर्न जान्छ । 
२. इमेल लेख्दा कहिले पनि अङ्ग्रेजी वर्णमालाको ठूलो अक्षर (capital letter) प्रयोग नगर्नुहोस्ः
अङ्ग्रेजी वर्णमालाको ठूलो अक्षर (capital letter) को प्रयोग गर्दा कराएको वा ठूलो स्वरमा बोलेको भन्ने बुझिन्छ । 
३. ग्रुप मेल गर्नुछ भने Blind Carbon Copy अर्थात् BCC को प्रयोग गर्नुहोस्ः
तपाईंले कुनै इमेल एकभन्दा बढी व्यक्तिलाई पठाउनुछ भने Blind Carbon Copy अर्थात् BCC को प्रयोग गर्नुहोस् ।  यदि तपाईंले इमेल पठाउँदा CC को प्रयोग गर्दै आउनु भएको छ भने तपाईंले पठाएका सबै व्यक्तिले सो इमेल क–कसलाई पठाइएको छ भनी थाहा पाउने भएकाले गोपनीयताको हिसाबले पनि BCC प्रयोग गर्नु राम्रो हुन्छ । 
४. इमेल फर्वाड गर्दा ध्यान पुर्याउनुस्ः
आफूलाई प्राप्त भएका इमेल फर्वाड गर्दा सोझै फर्वाड नगर्नुहोस् ।  इमेल फर्वाड गर्दा पठाउने साथीहरूको इमेल पनि जाने हुँदा ध्यान पुर्याउनुहोस् ।  भरसक आफूलाई आएको व्यक्तिगत इमेल फर्वाड नगर्दा नै राम्रो ।
५. इमेल पठाउँदा फाइल साइजलाई ध्यान दिनुहोस्ः
इमेल पठाउँदा ठूलो साइजका फाइल भरसक नपठाउनुहोस् ।  ठूलो साइजका इमेल खोल्न इन्टरनेटको गति धेरै चाहिने र डाटा धेरै खपत हुने भएकाले सानो साइजको पठाउनु उपयुक्त हुन्छ । 
६. इमेलमा फाइल एटेचमेन्ट गरी पठाउँदा बढी फाइल नपठाउनुहोस्ः
इमेलमा फाइल पढाउँदा सकभर दुईभन्दा बढी फाइल नपठाउनुहोस्, यदि पढाउनै परे जिप (ZIP) गरेर पढाउनुहोस् ।  फाइल एटेचमेन्ट गर्दा इमेल प्राप्त गर्ने व्यक्तिलाई फाइल डाउनलोड गर्न सजिलो हुनुका साथै छिटो पनि हुने गर्दछ । 
७. इमेल पठाउनुभन्दा पहिले एक पटक पढ्नुहोस्ः
इमेल पढाउनुपूर्व एकपटक इमेल पढ्नु होस्, इमेलमा भएका त्रुटि सच्चाउन सकिने भएकाले इमेल पढाउनुपूर्व एकपटक पढ्दा राम्रो हुन्छ किनभने इमेल एकपटक पठाइसकेपछि फिर्ता लिन सकिँदैन । 
८. इमेल पठाउँदा आफ्नो पूर्ण परिचय खुल्ने जानकारी दिनुहोस्ः
इमेल पठाउँदा इमेलको अन्त्यमा आफ्नो नाम, ठेगाना र सम्पर्क नम्बर अनिर्वायरूपमा लेख्नुहोस् ।  सधैं इमेल पढाउँदा आफ्नो पूर्ण विवरणसहितको परिचय दिनु राम्रो मानिन्छ । 
८. जथाभावी विस्मयादिबोधक चिन्ह प्रयोग नगर्नुहोस्ः
इमेल लेख्दा सकभर विस्मयादिबोधक चिन्हको प्रयोग नगरकै राम्रो ।  यदि गरिहाल्नु परेमा खुसी व्यक्त गर्ने उत्साहबोध चिन्हको प्रयोग गर्नुहोस् । 
९.  इमेलको रिप्लाई गर्दा ध्यान पुर्याउनुहोस्ः
तपाईंलाई प्राप्त भएका इमेलको रिप्लाई गर्दा reply मात्र गर्दा केबल इमेल पठाउने व्यक्तिलाई मात्र इमेल जाने गर्दछ, तर reply to all गर्दा इमेल प्राप्त गर्ने सबैलाई तपाईंले पठाएको इमेल जाने भएकाले यसतर्फ ध्यान दिनुहोस् । 
१०. अपरिचित वा स्पाम इमेल भरसक नखोल्नुहोस्ः
तपाईंलाई प्राप्त भएका कउबm इमेललाई पनि कहिल्यै नखोल्नुहोस् वा चभउथि नगर्नुहोस् ।  यस्ता स्पाम वा अपरिचित इमेल ह्याकरले तपाईंको गोपनीयता चोर्न पठाएका हुनसक्ने भएकाले यी इमेल
सीधै डिलिट गर्नुहोस् । 

 ***